01
Hvem gælder politikken for?
Politikken beskriver Digital Kompagniets behandling af personoplysninger om potentielle og nuværende kunder, kontaktpersoner hos virksomheder, leverandører, samarbejdspartnere og andre erhvervskontakter.
Denne politik gælder, når Digital Kompagniet selv bestemmer formålet med behandlingen og derfor er dataansvarlig. Når vi behandler oplysninger i en kundes hjemmeside eller system alene efter kundens instruktion, er kunden normalt dataansvarlig, og vi er databehandler. Det reguleres i så fald af en databehandleraftale og kundens egen privatlivspolitik.
02
Den dataansvarlige
Digital KompagnietE-mail: hej@digitalkompagniet.dkHjemmeside: www.digitalkompagniet.dkSpørgsmål om persondata og anmodninger om rettigheder kan sendes til e-mailadressen ovenfor.
03
Oplysninger og kilder
Afhængigt af relationen kan vi behandle:
- Identitets- og kontaktoplysninger: Navn, arbejdsmail, telefonnummer, virksomhed, stilling og arbejdsadresse.
- Tilbuds- og aftaleoplysninger: Behov, budget, tilbud, kontrakt, leverancer, tidsplan, ændringer og godkendelser.
- Projektmateriale: Tekster, billeder, designfiler, adgangsoplysninger, tekniske oplysninger og korrespondance, som er nødvendig for opgaven.
- Betalings- og regnskabsoplysninger: Fakturaer, betalinger, kontooplysninger og nødvendig bogføringsdokumentation.
- Supportoplysninger: Henvendelser, fejlbeskrivelser, relevante logs og historik om den leverede løsning.
- Referencer og cases: Navn, rolle, udtalelse, billeder eller oplysninger om samarbejdet, når offentliggørelse er aftalt.
Oplysningerne kommer normalt fra dig, din arbejdsgiver eller den virksomhed, du repræsenterer. Vi kan supplere med almindelige virksomhedsoplysninger fra offentlige registre og virksomheders hjemmesider.
Vi beder ikke om følsomme oplysninger eller CPR-numre som en del af vores normale ydelser. Send dem ikke til os, medmindre det er strengt nødvendigt og en sikker fremgangsmåde er aftalt.
04
Formål og behandlingsgrundlag
| Behandling | Formål | Grundlag |
|---|---|---|
| Dialog, behovsafdækning og tilbud | Besvare forespørgsler og vurdere en mulig opgave | Artikel 6, stk. 1, litra f, samt litra b når der tages skridt før en aftale med dig. |
| Kunde- og projektstyring | Levere, dokumentere og følge op på den aftalte ydelse | Artikel 6, stk. 1, litra b eller f, afhængigt af om aftalen er med dig eller din virksomhed. |
| Drift, support og sikkerhed | Vedligeholde løsningen, løse fejl og beskytte systemer | Artikel 6, stk. 1, litra b og f. |
| Fakturering og bogføring | Modtage betaling og opfylde regnskabs- og dokumentationskrav | Artikel 6, stk. 1, litra b og c. |
| Retskrav og tvister | Dokumentere, fastlægge, gøre gældende eller forsvare et krav | Artikel 6, stk. 1, litra f. |
| Cases og udtalelser | Vise vores arbejde og samarbejder | En konkret aftale, artikel 6, stk. 1, litra f, eller samtykke efter litra a, når samtykke er det rette grundlag. |
Legitime interesser
Vores legitime interesser er at drive og udvikle virksomheden, administrere erhvervsrelationer, dokumentere aftaler, levere sikker support og beskytte vores rettigheder. Vi foretager en konkret interesseafvejning, når dette grundlag anvendes.
Er oplysningerne nødvendige?
Kontakt- og aftaleoplysninger er som regel nødvendige for at give et tilbud eller levere en ydelse. Hvis de nødvendige oplysninger ikke gives, kan vi muligvis ikke indgå eller opfylde aftalen.
05
Deling og databehandlere
Oplysninger kan overlades eller videregives til følgende kategorier, når det er relevant:
- Leverandører af hosting, domæner, e-mail, kontaktformularer, cloudlagring, projektstyring og it-sikkerhed, herunder FormSubmit til videresendelse af formularhenvendelser
- Regnskabs-, betalings- og bogføringsleverandører samt revisor
- Specialister og underleverandører, der bidrager til en konkret leverance
- Professionelle rådgivere i forbindelse med aftaler eller tvister
- Offentlige myndigheder, når loven kræver det
Databehandlere må kun behandle oplysninger efter dokumenteret instruks og skal beskytte dem efter en databehandleraftale. En selvstændigt dataansvarlig modtager behandler oplysninger efter sit eget ansvar og sin egen politik.
Vi sælger ikke personoplysninger.
06
Overførsler uden for EU og EØS
Nogle tekniske leverandører kan benytte koncernselskaber eller underleverandører i lande uden for EU og EØS. Før en overførsel skal der være et lovligt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V.
Det kan være en EU-afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller et andet gyldigt grundlag. Hvor det kræves, vurderer vi overførslen og anvender supplerende tekniske eller organisatoriske foranstaltninger.
Du kan kontakte os for mere information om grundlaget for en konkret overførsel.
07
Opbevaring og sletning
Regnet fra seneste kontakt, medmindre et konkret behov begrunder længere opbevaring.
FormSubmit oplyser, at indsendelser opbevares midlertidigt hos tjenesten i denne periode.
Udvalgt dokumentation kan bevares, mens almindelige retskrav kan gøres gældende.
Regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, efter bogføringslovens § 12.
Eller indtil en aftale udløber eller et samtykke trækkes tilbage, hvis samtykke er grundlaget.
En konkret tvist, sikkerhedshændelse eller lovpligt kan begrunde længere opbevaring. Når formålet ophører, slettes eller anonymiseres oplysningerne.
08
Sikkerhed og fortrolighed
Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger ud fra behandlingens karakter og risiko. Det kan blandt andet være adgangsbegrænsning, stærk godkendelse, løbende opdateringer, sikkerhedskopiering, krypteret transport, leverandørstyring og procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud.
Kun personer med et arbejdsbetinget behov får adgang. Sikkerhed kan ikke garanteres absolut, men foranstaltningerne vurderes og tilpasses løbende.
Automatiske afgørelser
Vi træffer ikke afgørelser om dig, der alene er baseret på automatisk behandling og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning.
09
Dine rettigheder
Få oplysninger om behandlingen og en kopi af dine data.
Få urigtige eller ufuldstændige data rettet.
Få data slettet, når betingelserne er opfyldt.
Få behandlingen sat på pause i bestemte tilfælde.
Gør indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
Modtag relevante data i et struktureret format, når retten gælder.
Hvis en behandling er baseret på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage med virkning for fremtiden. Det ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket.
Skriv til hej@digitalkompagniet.dk. Vi svarer som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Vi kan bede om nødvendige oplysninger til at bekræfte din identitet.
Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail dt@datatilsynet.dk.